Como identificar processos que realmente valem a pena automatizar

Automatizar um processo pode reduzir atividades repetitivas e melhorar o fluxo das informações, mas nem toda tarefa manual deveria automaticamente virar desenvolvimento.

Antes de escolher tecnologia, é importante entender o problema, sua frequência, o esforço envolvido e os riscos do processo atual.

Comece pelo problema, não pela ferramenta

Uma boa automação nasce de uma dor operacional clara.

Retrabalho, digitação duplicada, movimentação manual de informações, demora na execução e erros recorrentes são sinais que merecem investigação.

Mapeie frequência e volume

Uma atividade executada poucas vezes por ano possui uma relação de custo e benefício diferente de uma rotina repetida centenas de vezes por dia.

Volume, frequência e tempo gasto ajudam a estabelecer prioridades.

Avalie o risco do processo manual

Nem todo ganho está relacionado a velocidade.

Erros de digitação, falta de rastreabilidade e dependência de conhecimento individual podem representar riscos importantes.

Elimine etapas desnecessárias antes de automatizar

Automatizar um processo ruim pode apenas fazer o problema acontecer mais rapidamente.

Antes do desenvolvimento, vale revisar atividades, responsabilidades, controles e informações realmente necessárias.

Integração pode resolver melhor que uma nova aplicação

Em alguns cenários, o problema existe porque dois sistemas não trocam informações adequadamente.

Nesses casos, uma integração pode eliminar etapas manuais sem exigir a criação de uma aplicação paralela.

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Quando uma aplicação específica faz sentido

Algumas atividades possuem necessidades operacionais que não são bem atendidas pela interface principal do ERP.

Uma aplicação especializada pode simplificar a execução do processo, desde que mantenha integração e rastreabilidade adequadas.

Como priorizar

Uma fila de oportunidades pode considerar:

• frequência;
• volume;
• tempo gasto;
• risco de erro;
• impacto no negócio;
• dependência entre áreas;
• complexidade da solução;
• benefício esperado.

Automação precisa continuar controlável

Logs, tratamento de erros, responsáveis e possibilidade de reprocessamento são importantes para que a automação não se transforme em uma caixa-preta.

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